Untuk mencapai perencanaan yang dapat memenuhi keperluan tenaga kerja, perluasan dan mutu pendidikan, dalam meningkatkan efektifitas penyelenggara pendidikan maka dibutuhkan proses dan pendekatan perencanaan yang matang dan tepat.
Proses perencanaan pendidikan yang tepat itu dimulai dari pengkajian mengenai masalah dan kebutuhan apa yang diperlukan dari keseluruhan perencanaan pendidikan.
Adapun tahapan-tahapan perencanaan dalam pendidikan adalah sebagai berikut. Pertama, menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan arah yang tepat dalam merumuskan perencanaan kedepannya. Dengan ditetapkannya tujuan ini, proses perencanaan akan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan/ dikehendaki sebelumnya.
Kedua, mengumpulkan data. Ada lima tahapan dalam sistem pengumpulan dan pengorganisasian data. Yaitu, data dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam sistem. Data diisikan atau ditempatkan di tempat penyimpanan data. Data diolah menurut aturan yang sudah ada. Data ditampilkan dalam bentuk yang dapat digunakan.
Juga, data dipindahkan dari satu titik ke dalam sistem titik yang lain sesuai dengan keperluannya. Data yang diperoleh kemudian diklasifikasi dan selanjutnya digunakan untuk perencanaan pendidikan baik jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang.
