Kedua, mengumpulkan data. Ada lima tahapan dalam sistem pengumpulan dan pengorganisasian data. Yaitu, data dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam sistem.
Data diisikan atau ditempatkan di tempat penyimpanan data. Data diolah menurut aturan yang sudah ada. Data ditampilkan dalam bentuk yang dapat digunakan.
Juga, data dipindahkan dari satu titik ke dalam sistem titik yang lain sesuai dengan keperluannya. Data yang diperoleh kemudian diklasifikasi dan selanjutnya digunakan untuk perencanaan pendidikan baik jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang.
Ketiga, mengidentifikasi permasalahan. Fokus yang dibahas dalam hal ini adalah gambaran dan rumusan batasan perencanaan pendidikan.
Langkah ini menjadi sangat penting dan strategis, karena setiap kegiatan yang akan dirumuskan dalam proses perencanaan harus diarahkan dalam kerangka pemecah masalah. Kekeliruan dalam rumusan batasan permasalahan berdampak pada kekeliruan merumuskan langkah kegiatan selanjutnya.
Keempat, mengkonsepsi atau mendesain rencana. Perencanaan pendidikan akan memberikan kontribusi yang besar jika dapat menilai efektifitas berbagai program yang ditangani.
Empat bidang perhatian perencanaan pendidikan, yaitu, aktivitas yang tercakup dalam berbagai lembaga pendidikan, kebutuhan manusia akan lembaga pendidikan, perencanaan fasilitas fisik yang berkaitan dengan proses dan teknik, serta administrasi gedung dan peralatan sekolah
