PADANG, SpiritSumbar.com – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Provinsi Sumatera Barat (Sumbar) teken Memorandum of Understanding (MoU) dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.
Hal ini dilakukan dalam upaya menyelamatkan arsip yang dinilai sangat penting sebagai barometer kegiatan organisasi. Sekaligus sebagai bahan rujukan dalam pengambilan keputusan.
Ketua Bawaslu Sumbar, Alni menyatakan peran arsip sangat penting sebagai alat utama pengingat. Juga sebagai alat wadah bukti yang ontentik dalam pelaksanaan kegiatan.
“Kearsipan ini juga perlu kita patuhi jadwal retensinya sesuai dengan perbawaslu Nomor 14 tahun 2020 tentang jadwal Rentesi arsip. Juga sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan didalam sebuah lembaga. Serta sebagai Barometer organisasi dalam setiap kegiatan yang menghasilkan arsip, termasuk untuk Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya,” jelas Alni dalam sambutannya pada acara, Jumat (23/12/2022) di Sekretariat Bawaslu Sumbar.
Sementara itu, Karnalis Kamaruddin, Kepala sekretariat Bawaslu Sumbar menyampaikan sejauh ini ada kendala-kendala dalam tata kelola kearsipan di Bawaslu.
Pertama, belum ada penyamaan persepsi dalam penyimpanan arsip di provinsi dan di kabupaten/kota
Kedua belum ada sarana prasarana yang memadai untuk penyimpanan arsip. Ketiga belum adanya tenaga fungsional arsiparis, dan keempat minimnya anggaran untuk penyelamatan dan penyimpanan.
“Bawaslu Provinsi Sumatera Barat juga akan memberikan ruang di tahun 2023 untuk sarana dan prasarana arsip, karena betapa pentingnya kearsipan itu sendiri. Dengan menjamin keselamatan bahan perencanaan, pelaksanaan dan aktifitas lembaga, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan Bawaslu, terutama di Bawaslu Provinsi Sumatera barat. Sehingga jadwal rentesi arsip bis berjalan semestinya, tanpa harus ada penumpukan di dalam ruang arsip tersebut,” jelas Karnalis.
Koordinator divisi SDM, organisasi dan Diklat Bawaslu Sumbar, Benny menyampaikan dalam arahannya bahwa arsip merupakan sumber bagi suatu organisasi, karena arsip menampung beraneka ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan.
Kepala dinas kearsipan dan perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, Novrial menyampaikan Bawaslu RI harus mengadakan MOU terlebih dahulu, baru ditindaklanjuti Pemanfaatan depo (ruang arsip) dan nantinya juga berujung menjadi perpustakaan untuk Bawaslu itu sendiri. Serta juga Depo arsip Bawaslu kabupaten Kota dapat pinjam pakai dari pemerintah daerah jika sudah dilaksanakan MoU tersebut.
“Tenaga fungsional perlu ada di lembaga provinsi dan di Kabupaten/Kota. Setelah diadakan MoU ini kita akan mengajak pemerintah kabupaten Kota untuk pendampingan terkait dengan kearsipan terutama di lingkungan Bawaslu Provinsi Sumatera Barat. Kepala sekretariat dan koordinator sekretariat Bawaslu kabupaten Kota juga harus menguasai arsip minimlal basic arsip, yaitu dinamis dan statis serta juga Jadwal retensi arsip dan penyusutan, pemindahan, penghapusan arsip serta juga harus memiliki Ruang arsip yang representatif secara konsisten dan berkesinambungan,” terang Novrial.
Novrial juga membuka peluang bagi Bawaslu provinsi Sumatera Barat untuk berkunjung ke badan kearsipan dan perpustakaan Provinsi Sumatera Barat termasuk kabupaten kota untuk melihat sejauh mana kearsipan sehingga kita perlu juga menggagas klinik dengan spesialis kearsipan itu sendiri,” ujar Novrial. (*)
